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Cosa sono i Soft Facility
Servizi di supporto al funzionamento delle organizzazioni e alle persone che le abitano. Non incidono sull’edificio ma sulle attività svolte al suo interno.
Servizi inclusi: pulizie, derattizzazioni, sanificazioni, disinfestazioni, lavanderia, logistica interna, reception e portierato, facchinaggio, gestione rifiuti, ristorazione e mense, , cura del verde, vigilanza e custodia.
Criticità attuale
Centralità crescente: i Soft Facility impattano direttamente su qualità della vita, benessere, sicurezza e produttività.
Gestione debole: spesso governati solo con documenti formali e tabelle excel, senza un processo strutturato di controllo in esecuzione.
Conseguenze: contenziosi frequenti, scostamento tra servizio previsto e servizio erogato, difficoltà a misurare la qualità reale.
Obiettivo della PdR 188
Definire un modello strutturato, trasparente e condiviso per il monitoraggio dei contratti in fase esecutiva.
Focus: spostare l’attenzione dalla fase di gara alla gestione operativa del contratto, introducendo strumenti per misurare e garantire la qualità dei servizi.
Come nasce: il metodo di lavoro
La PdR è il risultato di un tavolo di lavoro che ha coinvolto:
- Stazioni appaltanti
- Imprese del settore
- Esperti di Fondazione Scuola Nazionale Servizi e UNI
Il punto di partenza è stata l’esperienza sul campo: analisi delle criticità reali e delle best practice già in uso.
Gli strumenti operativi introdotti dalla PdR 188
Il sistema di monitoraggio
È il cuore della prassi. Traduce i requisiti contrattuali in indicatori di qualità oggettivi e misurabili.
Funzione: verificare in modo continuo se il livello di servizio erogato è conforme a quanto pattuito.
Vantaggio: sostituisce valutazioni soggettive con dati, riducendo i margini di contenzioso.
Matrice dei ruoli e delle responsabilità
La PdR definisce una matrice RACI semplificata per chiarire chi fa cosa.
Obiettivo: evitare sovrapposizioni, zone grigie e rimpalli di responsabilità tra stazione appaltante e appaltatore, per ogni attività programmazione, erogazione, controllo, rendicontazione vengono mappati i soggetti responsabili, consultati, informati.
Il Manuale delle attività di monitoraggio
È il documento tecnico-operativo allegato alla PdR.
Contiene: modalità di svolgimento dei controlli, schede di verifica, frequenza, strumenti di rilevazione, modalità di rendicontazione.
Scopo: rendere il monitoraggio replicabile e standardizzato per tutte le PA e imprese che adottano la prassi.
I principi chiave della PdR 188
Centralità della misurazione: si governa solo ciò che si misura. La qualità deve essere un dato, non un’opinione.
Trasparenza: indicatori e regole di controllo sono noti a tutti gli attori prima che il servizio parta.
Collaborazione: stazione appaltante e impresa condividono lo stesso sistema di regole, con ruoli chiari.
Miglioramento continuo: il ciclo PDCA obbliga a non fermarsi alla rilevazione, ma a intervenire per migliorare.
Il cambio culturale
La PdR 188 sancisce un principio: la gara è solo l’inizio. Il valore vero si genera nella fase di esecuzione.
Per questo la prassi insiste su monitoraggio, dati e responsabilità.
È un passaggio da una logica adempimentale a una logica di risultato e performance.
